Aki mar vett reszt egy FREMO-jellegu talalkozon, tudja, hogy rengeteg korulmenyt kell figyelembe venni, osszehangolni. Megfelelo termet keresni, jelentkezok altal kuldott modulokbol valami ertelmes layoutot tervezni egy megfelelo tema korul. Felmerni a jelentkezok szamat, meghatarozni a korszako(ka)t, begyujteni a jamuregisztraciokat. A jarmuvek, layout es jelentkezok szamanak fuggvenyeben megcsinalni a menetrendet. Osszeallitani az AFU-t. Meghatarozni a mozdony- es szerelvenyfordulokat. Osszerakni a szolgalati menetrendeket ugy, hogy minel valtozatosabbak, megis kelloen rugalmasak legyenek. Mindezeket idoben kommunikalni, hogy a leendo szolgalattevok es mozdonyvezetok felkeszulhessenek.

Ezek olyan feladatok, amelyek nagyreszben, vagy teljes egeszeben hianyoznak az egyeb talalkozok szervezesi teendoi kozul. Emiatt sajnos nem lehet elegge elore tervezni. Ez ilyen, ez is ehhez a sporthoz tartozik.